Sage Enterprise Intelligence : le reporting à la portée de tous

Un des critères de réussite des projets ERP est la capacité pour les utilisateurs à tous les niveaux de produire un reporting rapide, fiable et incontestable, facilement et en totale autonomie.

Rares sont en effet les clients qui disposent d’une équipe décisionnelle dédiée alliant compétence technique et fonctionnelle et capable de générer de datamarts et des reportings à la demande.

Fort de ce constat, Kardol a toujours accompagné ses clients dans la construction de leur reporting en se basant sur les fonctionnalités X3 (statistiques, requêtage, tableaux de bord,…) mais aussi en proposant des solutions de Business Intelligence poussées adaptées à la taille de nos clients et à leurs problématiques.

 

C’est dans ce contexte que nous vous présentons aujourd’hui une nouvelle solution de Business Intelligence : SEI Sage Entreprise Intelligence.

Cette business Intelligence est le fruit d’un partenariat entre Sage et Tangerine, partenaire Canadien de Sage et éditeur de la solution de Business Intelligence Nectari, éprouvée et plébiscitée depuis de nombreuses années par les clients nord-américains de Sage.

Avant même l’officialisation de ce partenariat, Kardol s’était rapproché de Tangerine tant cette solution de Business Intelligence nous avait séduit par sa simplicité, sa rapidité d’implémentation, sa convivialité et surtout sa parfaite intégration avec Sage ERP X3 à un coût parfaitement adapté à nos clients.

Dans le cadre de la mise en œuvre d’une Business Intelligence, le nerf de la guerre c’est la construction des datamart, opération souvent longue et qui nécessite des compétences fonctionnelles et techniques pointues. L’investissement pour réaliser des datamarts pour l’ensemble d’un périmètre ERP s’avère donc coûteux en temps et en argent et est souvent un obstacle rédhibitoire à la mise en place d’une solution de BI.

Avec SEI, ce souci n’en est plus un : tous les datamarts sont disponibles gratuitement lors de l’acquisition de la solution.

 

La solution en elle-même est très complète car elle permet de consulter ou de réaliser très facilement des tableaux de bord, des graphiques, des analyses poussées.

La définition de drill down, de KPI’s devient presque un jeu d’enfant tout comme le partage d’information au sein de l’entreprise grâce à SEI Distribution.

L’interface est très orientée utilisateur, il suffit de déplacer à la souris un groupe ou un pivot pour que le tableau se modifie en un clin d’œil

 Image1

Le drill down se fait en dépliant simplement les groupes et pour certaines données il est même possible de générer un lien permettant de basculer dans Sage ERP X3.

 Image3

Ajouter à cela que le produit est multilingue, multi browser et qu’il permet également la saisie de données complémentaires et vous comprendrez que vous avez à faire à une Business Intelligence complète, adaptée aux PME PMI comme aux grands groupes.

 

Deux autres fonctionnalités complémentaires finiront de vous convaincre :

  • SEI Mobile pour utiliser votre BI à distance depuis votre smartphone ou votre tablette
  • Le SEI Add-in Excel qui vous permettra de réaliser vos tableaux de bord non pas via des extractions des données mais en vous appuyant directement sur les données de Sage ERP X3 : la garantie d’un reporting fiable et en temps réel

 Image2

 

Si vous désirez en savoir plus, recevoir la brochure ou la vidéo de démonstration, n’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de répondre à vos interrogations

De la reprise des données Partie 2

Suite à notre premier article sur le sujet de la reprise des données (à retrouver ici http://blog.kardol.fr/?p=107)  , nous revenons comme promis sur le sujet afin d’entrer dans le détail des modalités de la reprise des données dans la cadre des projets de mise en œuvre.

 Comme précédemment indiqué, Kardol a capitalisé au fil des ans et des projets pour fournir à ses clients un kit d’intégration des données de reprise permettant de fiabiliser cette étape cruciale des projets.

Concrètement, nous nous sommes appuyés sur les fonctions standards d’import-export de Sage ERP X3 et avons constitué un ensemble de modèles d’import personnalisés  pour toutes les données de base qui font l’objet de la reprise des données : articles, clients,…

En effet, Sage ERP X3 est un des rares ERP du marché à appliquer de base et sans développement particulier les mêmes contrôles de cohérence lors de l’import des données que lors de la saisie manuelle. En résumé, vous ne pourrez pas importer une donnée incohérente, incomplète ou qui ne correspond pas aux contrôles paramétrés, tout comme vous n’auriez pas pu la saisir manuellement.

En complément, Sage ERP X3 gère également les rejets de manière intelligente. Un fichier regroupant les enregistrements en erreur est automatiquement généré et tous les enregistrements corrects sont quand même importés. Pas de risque de voir la totalité de l’import du référentiel article rejeté parce que quelques articles sont mal codifiés.

Pour faciliter la reprise, Kardol a en plus créé pour chaque modèle d’import un fichier Excel correspondant à ce modèle.

Pourquoi ce choix ?

  • Parce que Excel est l’outil idéal pour trier, copier rapidement, glisser déplacer des données ou des valeurs de champs.
  • Parce que vos utilisateurs connaissent l’outil et manipuleront plus facilement leurs données
  • Parce qu’il est facile d’alimenter un fichier Excel de reprise avec les données extraites de votre ancien système
  • Parce que cela facilite l’échange et le partage des informations entre les différents acteurs de la reprise : multiples services, multiples acteurs,…

Pour chaque modèle d’import, vous disposez donc d’un fichier Excel prêt à l’emploi reprenant chaque champ du modèle en colonne.

Nous y avons ajouté des informations pertinentes telles que :

  • La désignation du champ
  • Le type et la longueur de la donnée attendu : alphanumériques, date, nombre, longueur du champ
  • Pour les champs représentant des listes de valeurs, les valeurs autorisées sont listées avec leur code et leur intitulé
  • Des codes couleurs, représentant chaque onglet et donc potentiellement chaque service concerné par le renseignement des données.

Ci-dessous un exemple issu du modèle de reprise article

reprise

 

Ensuite, nous vous formons à l’import de ces fichiers et à l’analyse des traces de rejet et vous êtes ainsi autonomes non seulement pour la reprise de vos données mais à l’avenir pour également pour alimenter via import votre ERP en cas de nécessité d’alimenter en masse vos référentiels.

Pour Kardol aussi,c’est la rentrée !

L’été s’achève, la rentrée arrive et elle s’annonce riche de nouveautés pour Kardol et ses équipes.

L’été a été pour nous l’occasion de peaufiner, d’approfondir notre connaissance et d’apporter la dernière touche aux nouvelles offres que nous allons proposer à nos clients et prospects d’ici à la fin de l’année.
De nouvelles fonctionnalités Kardol tout d’abord comme les modules de contrôle article et de customizer d’écran dont nous vous avons déjà parlé ici mais qui sont maintenant de plus en plus déployés chez nos clients.

De toutes nouvelles fonctions de suivi des temps de production et des temps logistiques via codes barres,que nous aurons bientôt l’occasion de vous présenter en détail ici même et via une Web démo.
Ces fonctions développées par Kardol ont toutes pour objectif de toujours vous apporter des solutions innovantes vous permettant d’améliorer la fiabilité des données de votre ERP et la productivité de vos équipes. L’essentiel ce n’est pas la donnée de l’ERP en elle-même c’est que l’acquisition et le suivi de cette donnée de manière fiable ne soit pas source de dépense de temps et d’énergie pour vos collaborateurs.

En parlant des données de votre ERP, leur exploitation à des fins d’analyse et de reporting sera l’objet d’une nouvelle offre Sage en laquelle nous croyons beaucoup et que nous vous avons présenté fin juin lors d’une Web démo. Cette solution appelée SEI (Sage Enterprise Intelligence) disponible en V5 et V6 est une solution de Business Intelligence innovante, simple à utiliser et totalement intégrée à Sage ERP X3. Là encore, nous publierons un article prochainement sur cette solution nouvelle et prometteuse.

Enfin la fin d’année sera aussi l’occasion pour Sage et nous-mêmes de commencer à vous présenter Sage ERP X3 version 7, la nouvelle version de votre ERP enrichie technologiquement, permettant un accès depuis tous vos terminaux mobiles (smartphone , tablettes,..), depuis n’importe quel browser web et avec toujours plus de fonctionnalités pour vous permettre de gagner en productivité et en rentabilité.

En attendant, nous vous souhaitons à tous une bonne rentrée et la pleine réussite de nos projets communs pour les mois à venir

Vidéo : Fermob choisit Sage ERP X3 et Kardol

Un outil structurant pour accompagner la croissance d’une PME de renom

Depuis son rachat par Bernard REYBIER, son actuel dirigeant, FERMOB est une société en développement permanent. Voilà une PME française avec une notoriété internationale déjà bien assise et une croissance à deux chiffres depuis 20 ans ; une société spécialisée dans la fabrication de mobilier de jardin, qui a fait du design et de l’originalité de ses produits les clés de son succès tant en France qu’à l’étranger où elle réalise 40% de son chiffre d’affaires. Elle se structure pour accompagner sa forte croissance, adoptant une démarche qualité et s’inspirant de méthodes de production de l’industrie automobile. Elle s’adapte en permanence, remettant en question tant ses produits que ses moyens de production ou son organisation. Et, c’est dans cette même logique que l’entreprise, après 15 ans d’utilisation, choisit de remplacer son système d’information sous AS400 …

Retour d’expérience de Fermob en vidéo : http://youtu.be/5wnD_YvRsEQ

De la reprise des données….Partie 1

Cette semaine, plutôt qu’un article sur les fonctionnalités de Sage ERP X3, nous vous proposons de faire un focus sur une étape importante d’un projet ERP à savoir la reprise des données

Lors des projets,cette phase s’avère souvent délicate et soulève beaucoup de questions et de débats internes :
• Quoi reprendre :les données de base, l’historique des mouvements,… ?
• Recodifier ou pas ?
• Nettoyer ou pas ?
De la réponse à ces différentes questions découlera une débauche d’énergie plus ou moins importante pour mener à bien cette reprise des données.

Commencons par la question du nettoyage des données de base : clients, fournisseurs, articles, … la mise en place d’un nouvel ERP est l’occasion unique, et qui génèralement ne se représentera pas de sitôt, de vous débarrasser des tiers avec lesquels vous n’avez pas travaillé depuis des années et dont les données (coordonnées, contacts) sont au mieux erronnées ou, pire, totalement inutiles, la société en question ayant disparue.
Comme pour chaque étape de la mise en œuvre de l’ERP, le pragmatisme doit l’emporter. Un bon critère peut être par exemple de ne pas reprendre les tiers et articles sans solde et sans mouvement depuis plus de 5 ans, de reprendre en tant que prospects les clients qui n’ont plus commandé depuis plus de deux ans, … L’important est de réaliser ce nettoyage avant et pendant la reprise des données et pas dans un hypothétique ‘après le démarrage’ qui n’arrivera finalement jamais.
Entreprendre ce nettoyage c’est d’ailleurs aussi s’offrir la possibilité de recodifier le référentiel. Cette recodification touche de près à la gestion du changement auprès des utilisateurs et, pour cette raison, est souvent rejetée d’amblée. Pourtant, c’est un marqueur fort du passage sur un nouvel outil. Si vos utilisateurs sont rétifs à changer le code client, croyez vous qu’il sera facile de changer les procédures, et par voie de conséquence leur façon de travailler dans le nouvel ERP ? Là encore le pragmatisme doit l’emporter en proposant par exemple de reprendre l’ancien code dans un champ à part, accessible dans les sélections le temps de s’habituer. En ce qui concerne les codes articles ce jugement doit être nuancé. Si le code article est significatif pour l’ensemble de l’entreprise, difficile de passer à un code aléatoire et non significatif quand votre code article permet d’un coup d’œil de définir le type d’article, la taille, le coloris, …

Le dernier point ne concerne pas les données de base mais l’historique des mouvements. Les entreprises font parfois la demande de reprendre l’historique des commandes de ventes sur X années, la comptabilité détaillée sur Y ans, … Par nature, cette demande empêche toute véléité de recodification et complique les opérations de nettoyage mais surtout elle représente un coût (interne ou externe) important pour un apport somme toute négligeable. Posez vous cette question : au cours de l’année passée, combien de fois suis-je allé interroger le détail d’une commande client de 2011 ou 2012 ? La réponse est sans doute jamais et au pire une ou deux fois. Il est donc inutile de dépenser du temps et de l’énergie pour reprendre un détail si peu utilisé et ce d’autant plus que les ERP permettent facilement de reprendre des données agrégées à des fins de statistiques pour disposer dès le démarrage d’un reporting pertinent sans pour autant s’encombrer d’un historique daté et peu utilisé. Il en est de même pour la comptabilité pour laquelle, une fois l’archivage légal de l’ancien système réalisé, rien ne s’oppose à ne reprendre que les en cours détaillés et une balance d’ouverture.

Au final , quelle que soit la solution retenue pour la reprise des données avec ou sans nettoyage, avec ou sans recodification, avec ou sans historique détaillé, Sage ERP X3 permet, grâce à ces fonctionnalités avancées d’import, de faciliter cette reprise et ce d’autant plus que Kardol a capitalisé sur sa longue expérience des démarrages pour vous fournir des modèles d’import pré définis vous permettant de fluidifier cette reprise….mais cela, ce sera pour un prochain article …

Gestion des Bons à Payer par paramétrage du Workflow

Parmi les nombreuses fonctionnalités disponibles dans Sage ERP X3 pour automatiser les échanges entre les utilisateurs, le Workflow est de loin le plus souvent utilisé.

 Pour rappel, les utilisations du workflow sont nombreuses et peuvent permettre de gérer des cas plus ou moins complexes.

 Par exemple, le workflow permet d’envoyer une information à un utilisateur ou un service lors de la modification d’un champ.

Il peut également servir à gérer des processus complexes de validation de données de base. A la création d’un article acheté par exemple, un mail peut être envoyé automatiquement à la logistique pour compléter les informations de stockage, puis au service comptabilité qui valide les niveaux de taxes  et les informations comptables avec un workflow de signature qui rend automatiquement l’article actif.

Le workflow offre donc des possibilités de paramétrage infinies surtout en le combinant avec les pistes d’audit.

Un exemple réalisé récemment par le service consulting permet d’automatiser complètement la gestion des bons à payer sur les factures d’achats et donc de remplacer entièrement le flux papier aujourd’hui souvent en vigueur.

Lors de la saisie du contrôle facture Achats, la comptabilité valide la conformité de la facture avec les bons de réceptions.

Dans l’exemple ci-dessous, l’échéance est passée à un statut Conforme par la comptabilité

 Image1artilce2

 Cela déclenche l’envoi d’un mail à la personne chargée de valider le bon à payer de cette facture. Cette personne peut être l’acheteur associé au flux achat, un responsable en fonction du montant de l’échéance,….

 

Il est alors possible pour le décideur de valider directement depuis le mail le Bon à Payer de l’échéance, en cliquant sur le lien.

image2article2

Cela met à jour automatiquement l’échéance validée qui est ainsi mise en paiement.

 article2image3

La traçabilité des signatures permet également de suivre et d’avoir un historique des dates de validation et des personnes ayant validé.

Pour plus d’informations sur les paramétrages avancés du Workflow Sage ERP X3, n’hésitez pas à nous contacter.

 

 

 

Add-on Contrôle Article

La vie des projets ERP ainsi que l’accompagnement à long terme de nos clients nous montre fréquemment la difficulté de maintenir dans la durée un référentiel article cohérent, fiable et partagé.

La fiche article est en effet le noyau de l’ERP. De la fiabilité de sa définition dépendent de nombreux automatismes et donc les gains de productivité tant recherchés.

Pour autant, la fiche article est le lieu de rencontre de tous les services :

  •  Le service commercial pour les liens clients, les tarifs,…
  • Le bureau méthodes pour les gammes et les nomenclatures
  • Les achats pour les fournisseurs, les délais et les tarifs
  • La supply chain pour le réapprovisionnement
  • La logistique pour la gestion d’emplacement
  • Le contrôle de gestion pour les coûts
  • …..

La multiplicité des acteurs, la diversité de leurs besoins, le volume du référentiel d’articles à suivre dans le temps sont autant de paramètres qui, à terme, peuvent engendrer un écart entre les procédures établies et la réalité des données.

 Fort de ce constat, Kardol a cherché un moyen de faciliter le travail de ses clients en leur proposant un module totalement paramétrable de contrôle article.

 Le principe en est simple : toutes les règles de gestion des articles sont retranscrites en contrôle dans l’ERP afin que les utilisateurs sachent immédiatement si leur article est bien défini, et ce, à la création comme au fil de l’eau.

 Pour chaque catégorie d’article ou couple catégorie-site, vous pouvez ainsi définir l’ensemble des règles de gestion des articles. Par exemple :

  • Un acheteur doit être renseigné
  • Le délai d’achat doit être différent de zéro
  • Une nomenclature d’alternative X doit exister et être en statut d’exploitation
  • Un coût standard actualisé doit exister pour l’exercice X
  • ….

 Si votre article est bien créé, il y aura un feu vert. Si les données existent mais sont erronées, le feu passera à l’orange. Enfin, le feu sera rouge quand une donnée sera totalement absente.

Un clic sur le détail vous indiquera ensuite quelles sont les données à corriger

 controle_article_image1

Bien entendu, une fonction de pilotage permet à l’administrateur du référentiel d’interroger pour une ou plusieurs catégories le nombre d’articles correctement définis ou en erreur et d’en extraire la liste.

 controle_article_image2

Cet add-on  est disponible en dans la version V6 de sage ERP X3. Nous vous invitons à vous rapprocher de notre service commercial pour de plus amples informations.

 

A dans 15 jours pour le prochain article,…..

Naissance du Blog

Bienvenue sur notre tout nouveau Blog Kardol.

Le but de ce blog est de partager avec vous clients, prospects,partenaires,…toutes les informations concernant Kardol, nos produits , les actualités de Sage et de Sage ERP X3.

Nous y posterons également des trucs et astuces, des liens vers des web-démos, les invitations aux événements que nous organisons,….le but étant d’échanger avec vous  autour de nos solutions.

A bientôt sur ce blog.